Afspraken met de accountant
Met behulp van de digitale inkomensverklaring krijgen woonruimteverdelers en corporaties de beschikking over gevalideerde identiteits- en inkomensgegevens. Dit wijzigt ook de manier waarop de accountant de authenticiteit en integriteit van de inkomensverklaring moet controleren.
Voor gegevens die door middel van de digitale procedure worden aangeleverd kunnen accountants vanaf het verantwoordingsjaar 2024 op die aspecten naar alle waarschijnlijkheid uitgaan van een systeem controle waarbij zij gebruik maken van een ISAE-verklaring van de softwareleverancier.
Acties voor de woonruimteverdeler of corporatie
Verifieer voor de digitale inkomensverklaring in gebruik wordt genomen:
dat de leverancier de digitale inkomensverklaring (de combinatie van geslachtsnaam, geboortedatum, inkomen T-1 en inkomen T-2) voorziet van een waarmerk.
dat de leverancier over de juiste ISAE-verklaring beschikt. Juist betekent hier: van het juiste type, en betrekking hebbend op de authenticiteit en integriteit van de digitale inkomensverklaring inclusief leverancierswaarmerk. Op de pagina ISAE-verklaring vind je meer informatie voor softwareleveranciers.
dat de accountant op de hoogte is dat de woonruimteverdeler of corporatie gebruik gaat maken van de digitale inkomensverklaring.
Context
Corporaties moeten een verplichte accountantscontrole laten uitvoeren op de toewijzing van sociale huurwoningen. De accountant moet daarbij gebruik maken van een accountantsprotocol dat jaarlijks wordt geactualiseerd en in wetgeving is opgenomen.
Bij de controle of corporaties de juiste inkomensgegevens gebruiken bij het uitvoeren van de inkomenstoets, is de reguliere werkwijze om steekproeven van dossiers te nemen en vervolgens van die dossiers de inkomensverklaring te controleren. Daarbij wordt onder meer nagegaan of de inkomensverklaringen (wanneer vereist) van de overheid afkomstig zijn. Wanneer de digitale inkomensverklaring wordt gebruikt, is dat niet (geheel) meer mogelijk.
Dat komt omdat de digitale inkomensverklaring door het systeem van de softwareleverancier wordt afgegeven door gegevens uit verschillende bronnen te combineren:
het BSN en het inkomen, verkregen via DigiD/MijnOverheid, voorzien van een overheidswaarmerk;
het BSN, de geslachtsnaam en de geboortedatum, verkregen uit het woonruimteverdeelsysteem en/of invoer van de gebruiker van woonruimteverdeelsoftware, gevalideerd via de BV BSN (een overheidsvoorziening), en eventueel naar aanleiding daarvan gecorrigeerd. De validatie van de BV BSN levert geen overheidswaarmerk op.
Door het combineren van de twee overheidsbronnen heeft het nieuwe bericht geen waarmerk meer waarmee de accountant kan verifiëren dat de gegevens van de overheid afkomstig zijn.
De accountant moet echter wel voldoende vertrouwen hebben dat de digitale inkomensverklaring die gebruikt wordt voor de inkomenstoets is afgeleid van gegevens van de overheid. Dat kan als de softwareleveranciers van woonruimteverdeelsystemen een onafhankelijke auditor laten verklaren dat het betreffende systeem de van de overheid verkregen of door de overheid gevalideerde gegevens op een betrouwbare manier verkrijgt, controleert, combineert en waarmerkt. De werking wordt vastgelegd in een ISAE3402 type II- of een ISAE3400 type II-verklaring.
Overige aspecten van de accountantscontrole
De accountantscontrole rond de inkomenstoets gaat niet alleen over de authenticiteit en integriteit van de digitale inkomensverklaring, maar ook over andere aspecten, zoals de aanwezigheid van inkomensverklaringen, en de juiste uitvoering van de toets op de hoogte van de relevante inkomens. De ISAE-verklaring heeft alleen betrekking op de authenticiteit en integriteit van de digitale inkomensverklaring. Voor de andere aspecten kan een dossiercontrole nog steeds noodzakelijk zijn.
Advies voor verslagjaar 2024
Dat accountants bij de accountantscontrole kunnen vertrouwen op de ISAE-verklaring moet geborgd worden in het accountantsprotocol. Het accountantsprotocol voor 2024 wordt in het najaar van 2024 vastgesteld door de Autoriteit Woningcorporaties (AW). Aedes is in overleg geweest met de werkgroep die aanpassingen in het accountantsprotocol voorbereidt. De werkgroep en de AW hebben de intentie uitgesproken om de werkwijze op basis van de ISAE-systeemcontrole op te nemen in het protocol voor 2024, maar formeel wordt dit protocol pas in het najaar van 2024 vastgesteld. Ook het ministerie van BZK onderschrijft het principe van een systeemgerichte controle, omdat het aansluit bij een van de uitgangspunten van de digitale inkomensverklaring: het verlagen van de administratieve lasten voor woningcorporaties.
Aedes adviseert haar leden om erop te vertrouwen dat de ISAE-verklaring van de softwareleverancier de basis wordt voor de accountantscontrole van de digitale inkomensverklaring. Verifieer voordat de woonruimteverdeler of corporatie het nieuwe proces in gebruik neemt
dat de leverancier de digitale inkomensverklaring (de combinatie van naam, geboortedatum en inkomen) voorziet van een waarmerk. Met dit waarmerk wordt bedoeld: een met de private key van de softwareleverancier ondertekende hash van de inhoud van de digitale inkomensverklaring.
dat de leverancier over de juiste ISAE-verklaring beschikt. Juist betekent hier: van het juiste type, en betrekking hebbend op de authenticiteit en integriteit van de digitale inkomensverklaring inclusief leverancierswaarmerk.
Aedes vertrouwt erop en vindt het belangrijk dat het volgende tekstvoorstel, dat door de werkgroep is voorgesteld, opgenomen wordt in het accountantsprotocol 2024:
“Indien bij het digitaal document, waarop minimaal het inkomen, naam en geboortedatum van de (aspirant)huurders staat vermeld, een digitaal waarmerk van de overheid ontbreekt, volstaat, als onderbouwing voor de authenticiteit van de gegevens bij het gehanteerde woonruimteverdeelsysteem een ISAE 3402 type II verklaring of een ISAE 3000 type II verklaring die ziet op de authenticiteit van deze gegevens. Het uitgangspunt blijft dat de accountant in dit geheel zijn eigenstandige verantwoordelijkheid behoudt.”
Bijzonderheid voor ‘vroege instappers’
Als de leverancier niet voor de start van het nieuwe proces over een ISAE-verklaring beschikt, kan het zijn dat medewerking van de woonruimteverdeler en/of corporatie noodzakelijk is om die verklaring te kunnen krijgen. En dat de verklaring mogelijk pas na enige tijd kan worden afgegeven.
Mocht deze situatie zich voordoen, dan adviseren we om contact op te nemen met ons.