Checklist woonruimteverdeler worden
Context
Samenwerkingsverbanden voor woonruimteverdeling die geen rechtspersoonlijkheid hebben (route C in de DIV-it-standaard) kunnen momenteel geen gebruik maken van de Beheervoorziening BSN (BV BSN). Daardoor kunnen zij de digitale inkomensverklaring niet gebruiken. Zie ook Route C - onderzoek naar alternatieve oplossingsrichtingen.
Deze beperking geldt niet voor samenwerkingsverbanden die wel een formele rechtspersoon hebben opgericht voor de samenwerking op het gebied van woonruimteverdeling. Deze worden sinds de wetswijziging van januari 2024 in de meeste gevallen gezien als woonruimteverdeler. In de digitale procedure hebben deze woonruimteverdelers een bijzondere positie: zij krijgen een grondslag om de identiteits- en inkomensgegevens binnen de digitale procedure te verwerken en zij mogen daarom ook aansluiten op de infrastructuur van de overheid waaronder de BV BSN.
Informele samenwerkingsverbanden die nu in route C vallen en geen gebruik kunnen maken van de digitale inkomensverklaring, kunnen de samenwerking formaliseren zodat zij gezien worden als woonruimteverdeler en zo via implementatieroute B alsnog gebruik kunnen maken van de digitale inkomensverklaring. Want in implementatieroute B ontstaan deze problemen niet.
Het oprichten van een formele samenwerking behoort altijd tot de mogelijkheden van samenwerkende corporaties. Voor corporaties/samenwerkingsverbanden die samen besluiten deze stap te zetten, stellen wij deze checklist ‘woonruimteverdeler worden’ beschikbaar om dit proces te ondersteunen.
Wat is een woonruimteverdeler
Om als woonruimteverdeler gezien te worden, moet het samenwerkingsverband aan een aantal eisen voldoen (artikel 1 Woningwet):
Er is een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid opgericht voor de organisatie. Deze rechtspersoon mag geen naamloze vennootschap (NV) of besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BV) zijn.
Deze rechtspersoon gaat een verbinding aan met de woningcorporaties die deel uitmaken van de samenwerking. Deze verbinding moet voldoen aan de eisen uit artikel 21 Woningwet. Concreet komt dit erop neer dat de minister van VRO toestemming moet geven aan de woningcorporaties om een verbinding aan te gaan met de opgerichte rechtspersoon.
De rechtspersoon verricht werkzaamheden ten behoeve van het registreren van inschrijvingen en het verdelen van woongelegenheden. Deze werkzaamheden richten zich op (een deel van de) taken met betrekking tot het registreren van de inschrijving en de inschrijvingsduur van woningzoekenden, het tonen van het woningaanbod van de deelnemende woningcorporaties en het contact met woningzoekenden tijdens een groot deel van het proces, tot aan het moment dat de woningzoekende op een woning reageert.
Checklist woonruimteverdeler worden
Stap 1: Het samenwerkingsverband moet bepalen welk deel van de werkzaamheden ten behoeve van het registreren van inschrijvingen en het verdelen van woongelegenheden zij willen onderbrengen in een rechtspersoonlijkheid.
Stap 2: Het samenwerkingsverband moet bepalen hoe zij de rechtspersoonlijkheid willen laten functioneren. Dit kan in de meest minimale vorm zijn die voldoet aan de eisen om als woonruimteverdeler gebruik te kunnen maken van de digitale procedure. Maar dit kan ook in een uitgebreidere vorm zijn met meer of andere doelstellingen ten aanzien van de regionale woonruimteverdeling.
In de DIV-it-standaard gaan wij ervan uit dat de woonruimteverdeler in ieder geval de volgende taken uitvoert binnen het woonruimteverdeelsysteem:
Registreren van de inschrijving van woningzoekenden
Tonen van het woningaanbod van de deelnemende woningcorporaties
Ophalen en valideren van identiteits- en inkomensgegevens conform de processen die beschreven zijn in de DIV-it-standaard
Let op: in de context van DIV zijn de taken van een woonruimteverdeler breder dan de processen die uitgevoerd worden binnen het woonruimteverdeelsysteem. Dat kan betekenen dat ook andere processen en bijbehorende administratie ingericht moeten worden. Bij het volgen van implementatieroute B van de DIV-it-standaard wordt de woonruimteverdeler/de samenwerkende woningcorporaties daar stapsgewijs in mee genomen.
Stap 3: Het samenwerkingsverband moet een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid kiezen voor de op te richten woonruimteverdeler. Voor welke rechtsvorm er gekozen wordt, is een afweging die samenwerkingsverbanden zelf moeten maken. In de praktijk zijn de meeste woonruimteverdelers georganiseerd als stichting, vereniging of coöperatie.
Stap 4: Het samenwerkingsverband moet een aantal acties uitvoeren om de rechtspersoon op te richten. Deze acties zijn mede afhankelijk van de gekozen rechtsvorm. Dit betreft in ieder geval:
Opstellen van statuten en een huishoudelijk regelement
Toestemming vragen voor het aangaan van een verbinding (zie toelichting)
Statuten vastleggen in een oprichtingsakte bij de notaris (Let op: dit is het moment waarop de verbinding formeel wordt aangegaan en de rechtspersoon ontstaat. De toestemming voor het aangaan van een verbinding is daarom een voorwaarde om de oprichtingsakte bij de notaris te kunnen laten passeren. Pas na ontvangst van deze toestemming kan de rechtspersoon worden opgericht.)
Inschrijven van Ultimate Beneficial Owners bij de KvK
Inschrijven van de rechtspersoon bij de KvK
Let op: afhankelijk van het verbindingenstatuut van de deelnemende woningcorporaties kunnen er meer of aanvullende acties nodig zijn.
Toelichting bij het vragen van toestemming voor het aangaan van een verbinding
Elke deelnemende woningcorporatie moet toestemming vragen aan de minister van VRO voor het aangaan van een verbinding met de rechtspersoon. Deze toestemming vraagt de woningcorporatie aan via de Autoriteit Woningcorporaties (AW). Voor het aangaan van een verbinding voor de woonruimteverdeling kan de zogeheten ‘lichte procedure’ bij de AW worden gevolgd. De AW zal in ieder geval beoordelen of:
De verbinding voldoet aan de voorschriften uit de Woningwet
De huurdersorganisatie heeft aangegeven in te stemmen met de verbinding
De statuten van de rechtspersoon of de akte van de vennootschap voldoen
De financiële continuïteit van zowel de woningcorporatie als de verbinding is gewaarborgd
De woningcorporatie geen ongeoorloofd vermogen verschaft aan de verbinding
De woningcorporatie niet voornemens is zich op enigerlei wijze garant te stellen voor de rechtspersoon
Een compleet overzicht van de procedure en vereiste documenten is beschikbaar via de Autoriteit Woningcorporaties.
Als het samenwerkingsverband na het doorlopen van de bovenstaande stappen voldoet aan de definitie van Woonruimteverdeler, kan de digitale inkomensverklaring in gebruik genomen worden via implementatieroute B.