Verwerkers
De woonruimteverdeler of corporatie kan een of meerdere verwerker(s) inschakelen die in opdracht van de woonruimteverdeler of corporatie persoonsgegevens verwerken ten behoeve van de digitale procedure. Deze verwerker mag de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden verwerken.
In de meeste gevallen geldt dat de softwareleverancier of het dienstencentrum die het woonruimteverdeelsysteem levert, verwerker is. Er kunnen ook meer of andere verwerkers zijn voor de digitale procedure. Identificeer eerst alle verwerkers.
De woonruimteverdeler of corporatie moet afspraken maken met de verwerker over de verwerking van de persoonsgegevens.
Een gebruikelijk instrument daarvoor is een verwerkersovereenkomst. Waarschijnlijk is er al een verwerkersovereenkomst opgesteld in het kader van de huidige verwerkingen van persoonsgegevens. De scope van deze verwerkersovereenkomst moet uitgebreid worden met de gegevensverwerkingen die plaatsvinden in het kader van de digitale procedure. Specificeer daarbij in ieder geval:
Het doel van de verwerking
De persoonsgegevens die verwerkt worden
De categorieën van betrokkenen
De categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens
De technische en organisatorische maatregelen die getroffen zijn. Hiervoor kan ook verwezen worden naar andere documenten waarin normen of maatregelen zijn vastgelegd.
Daarnaast moet de verwerkersovereenkomst voldoen aan de overige vereisten uit artikel 28 lid 3 AVG. De verwerkersovereenkomst is geen onderdeel van de DIV-it-standaard. Wel kunnen de teksten uit de standaard gebruikt worden voor de nadere invulling van de verwerkersovereenkomst. Zie hiervoor ook register van verwerkingsactiviteiten.
Actie voor de woonruimteverdeler of corporatie
Route A: Bepaal wie verwerker is van persoonsgegevens die verwerkt worden ten behoeve van de digitale procedure. De corporatie sluit een verwerkersovereenkomst af met elke verwerker.
Route B: Bepaal wie verwerker is van persoonsgegevens die verwerkt worden ten behoeve van de digitale procedure. De woonruimteverdeler sluit een verwerkersovereenkomst af met elke verwerker.
Route C: Bepaal wie verwerker is van persoonsgegevens die verwerkt worden ten behoeve van de digitale procedure. Elke corporatie binnen het samenwerkingsverband sluit een verwerkersovereenkomst af met elke verwerker.