Privacyverklaring
Volgend uit de AVG heeft de verwerkingsverantwoordelijke een informatieplicht richting de betrokkene (artikel 12-14 AVG). Voor de digitale procedure betekent dit dat de woonruimteverdeler of corporatie de woningzoekende en medebewoner uitleg moet geven over de verwerkingen van persoonsgegevens in de digitale procedure. Hier kan invulling aan worden gegeven met een privacyverklaring. Deze privacyverklaring plaatst de woonruimteverdeler of corporatie op de website waar de woningzoekende of medebewoner zijn gegevens deelt bij inschrijving en bij toewijzing van een woning.
De privacyverklaring moet opgesteld worden in duidelijke en begrijpelijke taal. De scope van de huidige privacyverklaring moet uitgebreid worden met de gegevensverwerkingen die plaatsvinden in het kader van de digitale procedure. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van verschillende teksten uit de DIV-it-standaard. Voeg aan de privacyverklaring in ieder geval het volgende toe:
Doel en grondslag van de verwerkingen voor de digitale procedure, zie ook: register van verwerkingsactiviteiten.
Categorieën van ontvangers van de digitale inkomensverklaring, zie ook: register van verwerkingsactiviteiten.
Bewaartermijn van gegevens die digitaal gedeeld zijn en de digitale inkomensverklaring, zie ook: register van verwerkingsactiviteiten.
Rechten van de betrokkene ten aanzien van de digitaal gedeelde gegevens, zie ook: rechten van betrokkenen.
Dat de betrokkene niet verplicht is om persoonsgegevens te verstrekken voor de digitale procedure en dat er geen gevolgen zijn als de digitale procedure niet wordt gevolgd. Noem ook dat de betrokkene altijd zijn instemming voor de digitale procedure mag intrekken, zie ook: vragen van instemming.
Dat er geen gebruik gemaakt wordt van geautomatiseerde besluitvorming of profilering voor de digitale procedure, zie ook: register van verwerkingsactiviteiten.
Daarnaast moet in de privacyverklaring genoemd worden wie verwerkingsverantwoordelijke is voor de gegevensverwerkingen in het kader van de digitale procedure:
Route A: de woningcorporatie is verwerkingsverantwoordelijke. Neem in de privacyverklaring de identiteit en contactgegevens van de woningcorporatie op en, als de woningcorporatie deze heeft, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (FG).
Route B: de woonruimteverdeler is verwerkingsverantwoordelijke. Neem in de privacyverklaring de identiteit en contactgegevens van de woonruimteverdeler op en, als de woonruimteverdeler deze heeft, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (FG).
Route C: de woningcorporaties zijn gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Neem in de privacyverklaring de identiteit en contactgegevens van alle aangesloten woningcorporaties op en, als de woningcorporatie deze heeft, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (FG).