Consultatie alternatieve procesinrichting

Aanleiding

Het probleem dat de RvIG ziet bij het bevragen van het BV BSN bij inschrijving speelt niet als dit pas gebeurt bij toewijzing van een woning. Deze werkwijze is rechtmatig en biedt voldoende voordelen. Daarom wordt in de DIV-it-standaard uitgewerkt hoe samenwerkingsverbanden het BV BSN pas bij toewijzing kunnen bevragen. Deze wijziging van de standaard geldt alleen voor corporaties in route C; routes A en B blijven ongewijzigd.

NB: we hebben getoetst of de alternatieve procesinrichting rechtmatig is als deze wordt gebruikt bij reageren en als deze wordt gebruikt bij toewijzen. Dat is in beide situaties het geval. In de DIV-it-standaard werken we alleen het proces bij toewijzen uit. Zie voor meer informatie: Inkomensgegevens bij reageren geen onderdeel DIV-it-standaard

Oplossing en wijzigingen in de standaard

Op hoofdlijnen betekent de alternatieve procesinrichting dat:

Route C samenwerkingsverbanden de identiteitsgegevens van de woningzoekende niet valideren met de BV BSN in de inschrijffase. De voordelen van deze validatie in de inschrijffase vervallen.
Op het moment dat de woningzoekende zijn inkomensgegevens deelt bij reageren of toewijzing van een woning, worden de identiteitsgegevens voor het eerst gevalideerd met de BV BSN. Vanaf dat moment beschikt de woningcorporatie over gevalideerde identiteitsgegevens.
De softwareleverancier of het dienstencentrum dat het woonruimteverdeelsysteem (inclusief aansluiting bij de BV BSN) levert, moet goed protocolleren dat deze BV BSN bevraging herleidbaar is naar de individuele woningcorporatie. Bijvoorbeeld door vast te leggen dat de BV BSN bevraging getriggerd wordt door een reactie op of toewijzing van een sociale huurwoning van een specifieke corporatie.

Hoe het proces om tot een digitale inkomensverklaring te komen er vervolgens uit zou zien, is uitgewerkt in de concept uitwerking bevragen BV BSN bij toewijzing

De procesaanpassing leidt tot een aantal wijzigingen in de DIV-it-standaard:

Specificatie	Wijziging
Alle specificaties van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden gevolgd	Geen wijzigingen
de vier beschreven processen worden aangeboden op de beschreven wijze; daarbij is integratie met andere processen die losstaan van de digitale procedure denkbaar (bijvoorbeeld het vragen van aanvullende gegevens bij de inschrijving), de standaard doet echter geen uitspraken over die andere processen;	Voor route C corporaties vervangt de alternatieve procesinrichting de volgende processen: Delen van BSN woningzoekende bij nieuwe inschrijving Delen van BSN woningzoekende bij bestaande inschrijving Delen van BSN en inkomensgegevens woningzoekende bij toewijzing De alternatieve procesinrichting leidt tot een tekstuele aanpassing in de pagina Vragen van instemming Dit heeft geen technische of juridische impact. De overige pagina’s onder Het nieuwe proces zullen niet wijzigen. Let op: de pagina’s waar wordt verwezen, zijn nog niet aangepast en blijven ook bestaan voor corporaties die route A of route B volgen. Voor route C maken we een nieuwe verwijzing in de standaard. Deze publiceren wij als onderdeel van de aangepaste standaard in juli.
Specificaties 3, 4, 6 en 7	Zie bovenstaand
het BSN alleen in gehashte vorm wordt opgeslagen; verwerking van het zuivere BSN mag alleen plaatsvinden binnen één beschreven proces en wanneer en voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van dat beschreven proces; bij uitval binnen een van de beschreven processen wordt het BSN altijd verwijderd;	Geen wijzigingen
met de softwareleverancier is geborgd dat voor livegang een passende ISAE-verklaring een aanwezig is;	Softwareleveranciers moeten controleren of de afgegeven ISAE-verklaring ook de alternatieve procesinrichting dekt.
alle maatregelen met betrekking tot de AVG-rolverdeling, privacydocumenten, beveiligingsmaatregelen, bewaartermijnen en de grondslagen zijn ingericht zoals beschreven onder Informatiebeveiliging en privacy;	Wij verwachten geen grote wijzigingen met inhoudelijke strekking in deze specificatie. Het gewijzigde proces leidt wel tot tekstuele aanpassingen. Deze publiceren wij als onderdeel van de aangepaste standaard in juli.
een data protection impact assessment (DPIA) is uitgevoerd met behulp van de model-DPIA	Wij stellen een nieuwe model-DPIA op die aansluit bij de alternatieve procesinrichting. Deze publiceren wij als onderdeel van de aangepaste standaard in juli.

Consultatie

Het uitwerken van deze oplossing doen wij zorgvuldig en met inspraak van woningcorporaties, hun softwareleveranciers en andere belanghebbenden. Samen zorgen we zo voor een goed onderbouwde en breed gedragen standaard. Ook kunnen we knelpunten of onvolledigheden tijdig signaleren en de standaard tot een hogere kwaliteit brengen. Het is daarom nu mogelijk om op de bovenstaande uitwerking te reageren. Wij hebben in het bijzonder de volgende vragen:

Ziet u belemmeringen of knelpunten ten aanzien van de concept uitwerking van het alternatieve proces?
Mist u onderdelen of toelichtingen in de voorgestelde uitwerking binnen de DIV-it-standaard?
Ziet u risico’s op het gebied van, of heeft u vragen over privacy, gegevensbeveiliging of rechtmatigheid die nader uitgewerkt moeten worden?
Overweegt uw samenwerkingsverband om op basis van deze aangepaste werkwijze gebruik te maken van de digitale procedure voor inkomensverklaring? Waarom wel of niet?

Het is tot en met 26 mei 17.00 uur mogelijk om te reageren op de uitwerking via div@aedes.nl

Vervolg

Half Juni	Publicatie van de versie van de DIV-it-standaard waarin de feedback op de eerste conceptversie is verwerkt. Wij publiceren dit eerst als een concept (“beta”) uitwerking. Het is vervolgens 2 weken mogelijk om feedback te leveren op de concept uitwerking.
Juli	Publicatie definitieve versie van de DIV-it-standaard.